仕事がはかどる！メール管理とタスク管理の合わせ技

毎日たくさんのメールがきて、やるタスクもたくさん！も〜頭がごちゃごちゃ！

タスクを付箋に書いてPCに貼ったけど、剥がれて無くなり忘れた！

こんな方のために記事を書いてみました。

メール管理とタスク管理を合わせてシンプルに行うことで仕事の効率UP、うっかり依頼された仕事を忘れてしまうことが防げると思います。

はじめに

私は現在の仕事ではメールソフト（具体的にはOutlook）を使用してます。

日々社内・社外からのメールの処理と日々のタスクを処理してます。

今回ご紹介する方法を用いる前は、ちょっとした依頼を忘れて信用を失ったり、仕事がたまって、さらに仕事が遅くなる悪循環に悩んでいました。できるだけシンプルなルールと思いやってみました。

詳細はご説明しますが、ルールは下記です。

この方法で、メール処理とタスク管理を同時に行うことができます。

メールソフト自体にもTO DOリスト機能などもありますが、私はこの方法が「受信箱」にすべてがまとまっているので、シンプルで自分の状況がすぐにわかります。

アーカイブすると受信箱からアーカイブフォルダに移動するだけなので、後で検索するして見返すことができます。

今回ご紹介する方法はできるだけシンプルにしたいので、

「受信箱」：処理前

「アーカイブフォルダ」：処理済

の二つだけで管理します。

受信したメールを宛先で自動分類するなどの機能は一切使いません。必要の無いメールは届かないように送り主に依頼・調整します。とにかく「受信箱」と「アーカイブフォルダ」の二つで管理します。後で見返したい時は検索で探せば見返せます。

Windows 版 Outlook のアーカイブの設定方法は下記にリンク貼っておきます。

こちら以外の説明、他のメールソフトをご利用の方は、アーカイブの設定方法を検索いただければ数多く出てくると思います。

メール以外で発生したタスクは自分自身にメールを送ります。件名にタスクを入力して送信するだけです。タスクとわかりやすいように、メールの件名にはあまり使用されない記号などを頭につけるとわかりやすいです。例：「★打合資料準備」

「クイック操作」で入力・送信だけの操作を登録しておくと便利です。

余談ですが、すぐ終わるタスクでしたらその場でやってしまいましょう。「受信箱」ためないように。

ただ今処理できなければメールすれば漏れを防げます。

最初にも記載しましたが、ルールとしてはシンプルに3個です。

おわったら「アーカイブ」移動、今できないタスクは「受信箱」へ、とくかく「受信箱」にためない！

この方法をやっていると「受信箱」にメールがあること気持ち悪くなり、自然とタスクを処理しようと思い、仕事の渋滞が解消・緩和されました。

よろしければ参考にしてください。